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Beim Anlegen eines Arbeitsbereichs muss die E-Mailadresse eines Verantwortlichen angegeben werden. Der Verantwortliche wird bei Ablauf der Haltefrist kontaktiert, um zu klären wie mit den archivierten Forschungsdaten verfahren werden soll. Da die Haltefrist bis zu 15 Jahre betragen kann, sollte der Verantwortliche bzw. die E-Mailadresse sorgfältig gewählt werden. RADAR empfiehlt die Verwendung von Funktionsadressen (z.B. bibliothek@meine-institution.de) statt persönlicher Mailadressen.